¿Cómo hacer una buena presentación en PowerPoint?

PowerPoint es una de las herramientas más populares a la hora de hacer presentaciones, utilizada por grandes, medianas y pequeñas empresas alrededor de todo el mundo. Se encuentra dentro de Microsoft Power Point, un componente estándar del software de la suite Microsoft Office de la empresa en el que se presentan diapositivas para transmitir información con elementos en multimedia. Este programa se utiliza para crear desde presentaciones académicas simples a presentaciones comerciales complejas. Al formar parte de la suite de Microsoft es de pago pero puedes encontrar alternativas a PowerPoint que permiten hacer presentaciones dinámicas también: LibreOffice Impress (una versión gratuita muy similar), Google Slides, Keynote (para Apple), Prezi e incluso Canva.

¿Cómo hacer una presentación de PowerPoint profesional?

No hace falta ser una persona experta en PowerPoint para hacer presentaciones profesionales alucinantes. Una muy buena forma de empezar es partiendo de una base que nos permita mostrar el contenido sin empezar de cero. En el caso de trabajar en una empresa con una identidad definida y plantillas de presentaciones, usarlas ayudará a mantener la imagen de marca. Si no es el caso, nuestra recomendación es empezar utilizando una plantilla profesional como las de Envato Elements que se pueden personalizar en tan solo cinco pasos (y si tienes una plantilla de presentación de empresa te ahorrarás los dos primeros):

1. Seleccionar las diapositivas: cualquiera de las plantillas profesionales que se seleccionen dentro de Envato Elements tienen docenas de diapositivas. De esta forma, cuando las incluyas en PowerPoint debes ir a la pestaña “Ver” y hacer clic en “Clasificador de diapositivas”. De esta forma se eliminan las que no se necesitan y se puede reorganizar la secuencia para adaptarla a la narración que quieras hacer.
2. Adaptar el diseño a la imagen corporativa: todo debe guardar un sentido, es necesario por tanto emplear la tipografía adecuada, los colores distintivos de la empresa y agregar el logo en lugares estratégicos. Una vez hecho esto, podrás guardarla para hacer más presentaciones corporativas y ahorrar tiempo en buscar otra. Por eso, si escoges una que tenga mucha variedad de diapositivas, conseguirás una imagen cohesionada sin tener que usar siempre las mismas.
3. Personalizar el texto: es el momento de comenzar a editar. Para personalizar el texto se puede trabajar con los marcadores de posición de texto incorporados. Se hace clic en el cuadro de texto correspondiente y se comienza a editar el texto propio, cuidando el tono e intentando utilizar frases cortas y sin ocupar toda la página. Si sientes que los tamaños son muy grandes y no cabe todo lo que quieres escribir, es mejor que sintetices y no hagas más pequeño el texto. De esa forma lograrás mostrar las ideas clave sin agobiar a quien te lea.
4. Insertar imágenes: una presentación de PowerPoint se encuentra incompleta sin imágenes. Para incorporarlas puedes seleccionar una diapositiva que tenga un marcador de posición de imagen. Después tan solo se debe buscar el archivo y ya estaría lista. PowerPoint lo adaptará a tamaño y escala perfectamente. En Unsplash y Freepik encontrarás gráficos y fotografías totalmente gratuitas y sin marcas de agua si prefieres evitar el pago de imágenes, aunque utilizar bancos de imágenes de pago o fotógrafos profesionales siempre proporcionará imágenes más exclusivas.
5. Crear infografías: gracias a la creación de infografías las ideas son mucho más fáciles de ilustrar y llaman mucho más la atención del público ya que el contenido se muestra de forma clara y sencilla. Funcionan como cualquier otra diapositiva dentro de la presentación profesional, se pueden ir editando y reemplazando tanto el texto como los diferentes objetos.
6. Compartirla con el equipo: pedir segundas opiniones puede ayudar a resolver bloqueos o terminar de cerrar la presentación. Si te preguntas cómo hacer un PowerPoint compartido para evitar enviar la presentación una y otra vez, de momento no es posible hacerlo con el de Microsoft. Sin embargo hay alternativas online como Google Slides, que se encuentra dentro de las herramientas de Google Drive, que permite editar el mismo documento entre varias personas (y ver el historial de edición para poder revisar cambios).

¿Cómo hacer diapositivas profesionales de PowerPoint?

Una vez seleccionada la plantilla para la presentación de PPT es fundamental definir el contenido y la forma de presentarlo, tratando de mantener el diseño y una narración estructurada. Dentro de las diapositivas seleccionadas es muy importante incluir al menos las siguientes:

1. Presentación del equipo: si la presentación forma parte de una presentación comercial de primer contacto con un potencial cliente, es fundamental poner cara a la idea que se va a presentar, los inversores a menudo se centran en el equipo y los antecedentes. Por tanto, se debe seleccionar una diapositiva que se adapte a este punto, con marcadores de posición visuales que añadan la opción de incluir foto y las descripciones del equipo. De esta forma nos acercamos mucho más a nuestra audiencia, establecemos un contacto mucho más cercano.
2. La promesa: es muy importante incluir en una presentación de un producto o servicio la promesa. No es necesario saber dónde ha estado el producto o servicio, sino hacia dónde va, el futuro tiene más promesa que el presente. Para poder mostrar esta idea visualmente es recomendable usar una infografía en forma de flechas ya que de esta forma se muestra a base de puntos cómo puede evolucionar el producto.
3. Estadísticas claves en datos con gráficos: para las startups es fundamental ilustrar el crecimiento de la empresa con buenos datos para que los inversores presten atención a este punto. Un gráfico es una buena forma de contar una historia sin necesidad de un texto complejo. Como consejo es mejor utilizar los círculos más pequeños para mostrar la base de ingresos actual y los círculos más grandes para mostrar el potencial si se expande a un nuevo mercado o se desarrollan nuevos productos.
4. Líneas de tiempo gráficas: una línea del tiempo aparte de ilustrar la historia del producto o servicio permite desarrollar las características que se plantean añadir. Se pueden utilizar los puntos para ilustrar las nuevas características que se han añadido recientemente o que se planean agregar en el futuro.
5. Un final que implique acción: una presentación de éxito tiene que acabar con la implicación del público, una llamada de atención que conduzca a la acción de la audiencia. Esta última diapositiva debe responder a la pregunta, ¿qué le estás pidiendo a tu audiencia que haga?

Consejos para hacer presentaciones dinámicas

A la hora de hacer una presentación de PPT para una empresa es muy importante tener en mente los siguientes tips que te ayudarán a estar mucho más cerca del éxito.

1. Conocer a la audiencia: antes de crear la presentación es imprescindible saber a quién te estás dirigiendo para poder adaptar el mensaje a ese público concreto. De esta forma sabrás qué tono emplear, el estilo, el contexto de la información que se dará…
2. Planificar la narrativa: el siguiente paso es seleccionar la narrativa adecuada. Esta debe ir en sintonía con las expectativas y con lo que se busque comunicar.
3. La práctica: todo es cuestión de práctica y de realizar múltiples intentos, es muy raro hacer una presentación de diez si es la primera vez que te enfrentas a ella. Lo mejor por tanto es probar diferentes plantillas, formas, adaptar el texto al mensaje, el color a la empresa…
4. La “Gran Idea”: la clave es tener una idea clara y que toda la presentación gire en torno a la misma, de esta forma la audiencia no se perderá los detalles más importantes. Nuestra recomendación es evitar incluir demasiados datos e imágenes ya que en la mayoría de ocasiones solamente conducen a la confusión.
5. El principio BLUF: compartir esa “Gran Idea” es muy importante, pero seleccionar el lugar donde va aparecer también lo es. Por tanto, se consigue una mayor atención si se pone la “Gran Idea” o conclusión al inicio, también conocido como el principio BLUF (Bottom Line Up Front). Las presentaciones de PowerPoint profesionales deben darte la respuesta por adelantado e ir explicando esa conclusión en las siguientes diapositivas.
6. No dar vueltas: ir al grano cuando se comparte una idea dentro de un PPT profesional es fundamental. Hay que conducir al cliente al corazón del mensaje antes de que se distraiga o pierda su atención al completo.
7. Apostar por lo visual: los gráficos e infografías son la forma más rápida de transmitir un concepto. Considera el uso de gráficos de barras y líneas para mostrar tendencias y estadísticas clave que refuercen una idea.
8. Usar la vista de presentador: al usar la Vista de Presentador, tendrás una visión de todas las herramientas y características clave en una sola pantalla. Eso significa que tendrás tus notas de orador, una vista previa de la siguiente diapositiva y un temporizador que te ayudará a cumplir con el tiempo establecido.
9. Exportar de PowerPoint a PDF: si vas a enviar la presentación, conviene no mandar el documento editable sino en PDF. Para exportarla puedes usar el comando “Ctrl” + “Shift” + “S” en PC y “Mayúsculas” + “⌘” + “S” en Mac. Si o prefieres, ve al menú superior y pulsa “Archivo” y en el menú lateral izquierdo “Exportar” > “Crear un documento PDF/XPS”.

PowerPoint es una herramienta imprescindible a la hora de crear cualquier presentación profesional. Si sigues los tips que hemos mencionado y siempre adaptándose a los valores de la empresa el éxito estará asegurado, ¿ahora ya tienes más claros los beneficios y oportunidades que te ofrece este programa? Si tienes cualquier duda no dudes en contactarnos, estaremos encantados de ayudarte. 🙂