¿Cómo afecta el RGPD a las campañas de email marketing?

El pasado 25 de mayo entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, más conocido como RGPD. La ley se aprobó en 2016, pero el 99% de las empresas esperó hasta el último momento para comunicar a sus suscriptores los cambios que afectarían al tratamiento de sus datos personales en campañas de email marketing.

Ahora, las marcas necesitan tener el consentimiento expreso de sus suscriptores para no infringir la normativa actual y no enfrentarse a sanciones multimillonarias. Sanciones que pueden llegar a alcanzar los 20 millones de euros o en su defecto, el 4% de la facturación anual de la empresa.

Pero, ¿por qué ha sido necesario modificar la ley? La respuesta es simple. Para garantizar la protección de los derechos de los ciudadanos de la Unión Europea y unificar la legislación existente en materia de email marketing. Y ¿a quiénes afectan los cambios? A todas aquellas empresas que se encuentran dentro del territorio europeo y poseen bases de datos de carácter personal.

RGPD: Cambios en las campañas de email marketing 

1. Consentimiento del usuario: es imprescindible poder demostrar que no hemos “robado” los datos personales de nuestros suscriptores, sino que ha sido el usuario el que nos ha dado su consentimiento para utilizar sus datos. En el caso de tratarse de personas menores de 16 años, es necesario contar con el permiso de sus tutores legales.

2. Tratamiento de los datos personales: deberemos informar claramente a nuestros suscriptores sobre cómo, para qué y durante cuánto tiempo utilizaremos sus datos. 

3. Comunicación de infracciones: es obligatorio comunicar a la autoridad de control pertinente (en un plazo máximo de 72 horas) cuando el usuario haya sido víctima de un robo de sus datos personales o se haya cometido un uso no autorizado de la base de datos.

4. Delegado de Protección de Datos: el artículo 37 del Reglamento obliga a designar a un Delegado de Protección de Datos cuando el tratamiento de los datos lo lleve a cabo un organismo público, cuando las actividades principales requieran un seguimiento de los interesados a gran escala o cuando los datos personales estén relacionados con condenas o delitos.

5. Compartición de datos con otras empresas: en el caso de compartir datos personales con otras empresas, es fundamental asegurarse de que estas también cumplen con la nueva normativa para evitar ser sancionados.

Tras la implantación del RGPD, ¿qué ocurre con las bases de datos antiguas?

El RGPD también afecta a la información recopilada antes de la entrada en vigor de la nueva ley (25 de mayo de 2018). La pregunta que muchas empresas se hacen es si es necesario enviar un correo de confirmación para que los usuarios acepten seguir recibiendo sus comunicaciones. La respuesta es que no hace falta siempre y cuando esas personas se hayan suscrito a nuestra newsletter de forma voluntaria, aunque lo hayan hecho antes de la entrada en vigor de la nueva ley.

Sin embargo, si la procedencia de estos datos personales es incierta, nos veremos obligados a dejar de enviar newsletters. Como consecuencia, perderemos todos los suscriptores que hayamos obtenido hasta ese momento.

Estrategias para recuperar los suscriptores perdidos

Perder todos los suscriptores de tu base de datos te parecerá una tragedia, pero tiene sus ventajas. Con el endurecimiento de la ley, surge la posibilidad de empezar de cero y construir bases de datos de calidad. El usuario ha aceptado recibir nuestras comunicaciones y gracias a esto, conseguiremos mejorar nuestras tasas de apertura y de clics.

Pero, ¿cómo conseguir nuevos suscriptores? Te enseñamos cuatro estrategias que te ayudarán a lograrlo:

• Concursos y sorteos: cuando se sortea un producto o un servicio de calidad, generalmente el usuario está dispuesto a ceder sus datos personales a cambio de tener la oportunidad de ganar ese premio.

• Material informativo de calidad: ofrecer a los visitantes de nuestra página web la posibilidad de descargarse de forma gratuita material interesante. Por ejemplo, fichas con información de productos, webinars, e-books o infografías.

• Campañas de formulario en Facebook Ads: las campañas de formulario en Facebook suelen obtener muy buenos resultados. Se muestran como un anuncio normal, pero al hacer clic, se abre una ventana con el formulario que hemos creado para que el usuario lo complete con sus datos personales. 

• Llamadas a la acción: hay diferentes formas de llamar la atención del usuario para conseguir que se suscriba a nuestra newsletter. Por ejemplo, podemos crear banners o formularios de suscripción para nuestra web. Es importante colocar el banner en alguno de los lugares más visibles de la página como la barra de navegación superior, las columnas laterales, al final de los artículos o al entrar en la web, en forma de pop up.

Es evidente que la entrada en vigor del nuevo Reglamento ha cambiado por completo el funcionamiento de las campañas de email marketing. Pero entre tanta incertidumbre existen suficientes motivos para no echarnos las manos a la cabeza y pensar que está todo perdido. Los usuarios dejarán de recibir spam y las empresas conseguirán campañas más efectivas y rentables.